Oferta handlowa - jak ją przygotować, aby była skuteczna?

Oferta handlowa stanowi wizytówkę Twojej firmy. Sposób, w jaki zostanie przygotowana i zaprezentowana klientom ma duży wpływ na pomyślne sfinalizowanie sprzedaży. Jak przygotować ofertę handlową, by po jej przeczytaniu klienci chcieli od nas kupować? 

Oferta handlowa - definicja

Słownikowa definicja oferta handlowa tłumaczy to pojęcie jako propozycję sprzedaży bądź kupna towarów lub usług, w której zawarte jest również określenie istotnych warunków umowy między stronami. W uproszczeniu oferty handlowe można zwizualizować jako katalogi produktów z ich opisem i cenami, zawierające zaproszenie dla klientów do nawiązania współpracy. 

Oferta handlowa - elementy

Oferta handlowa, jak każdy inny dokument, ma określoną strukturę - zbiór elementów, których nie można pominąć podczas jej tworzenia.

Oferty handlowe muszą zawierać poniższe elementy:

• tytuł, logo i nazwa firmy, do której oferta jest skierowana - umieszczone najlepiej na pierwszej stronie oferty,
• informacje i dane kontaktowe do firmy przedstawiającej ofertę - warto w tym miejscu podać także dane bezpośrednio do osoby, z którą przedstawiciel zainteresowanej firmy będzie mógł się skontaktować,  
• spis treści - konieczny w przypadku ofert zbudowanych z wielu stron, ułatwi czytającemu poruszanie się po ofercie,
• opis asortymentu - odnoszący się nie tylko do jego cech, ale też stosowanych metod i technik działania, 
• cennik - nawet jeśli uwzględnione są w nim tylko zakresy cen, będzie dla klienta znaczącym punktem odniesienia; podczas podawania cen pamiętaj, aby były one wyliczone pod konkretnego klienta,
• kwestie związane z warunkami płatności i dostarczenia produktu lub usługi, termin ważności oferty, ewentualne koszty dodatkowe, gwarancje.

Oferty handlowe - narzędzia wspierające skuteczność Twoich plików

Sellizer

Sellizer to narzędzie, które powiadomi Cię natychmiast za każdym razem, gdy Twoja oferta handlowa zostanie otwarta. To da Ci szansę na kontakt z klientem w kluczowym momencie - wtedy, gdy ma Twoją propozycję przed oczami. Co więcej - z łatwością przygotujesz się do pierwszej rozmowy z nim, ponieważ Sellizer daje Ci wiedzę ( w czasie rzeczywistym)na temat tego, co najbardziej zainteresowało odbiorcę w Twojej ofercie handlowej. Na podstawie tych statystyk możesz także stale ulepszać swoją ofertę. Będziesz wiedział, które rzeczy wymagają dopracowania, więc nie tylko lepiej przygotujesz się na niewygodne pytania klienta, ale także modyfikujesz swoją propozycję i unikniesz błędów w przyszłości. 

Dzięki Sellizer wiesz także, ile razy Twoja oferta została otwarta, ile osób ją wyświetliło, czy została przekazana dalej, bądź wydrukowana. Te dane pozwolą Ci określić na ile atrakcyjna jest Twoja oferta handlowa i czy wymaga wprowadzenia zmian. Co więcej da Ci to również przydatną wiedzę o kliencie - Czy w ogóle jest zainteresowany Twoją propozycją? Czy warto poświęcać mu czas? W stwierdzeniu tego pomoże Ci także sztuczna inteligencja Sellizer, która na podstawie dostępnych danych określa szanse powodzenia sprzedaży. 

Sellizer oferuje także automatyzacje, które usprawnią Twój proces sprzedaży. Jedną z nich jest moduł follow-up, czyli scenariusz wiadomości, które mają na celu przypomnieć klientowi o Twojej ofercie i dopilnować tego, aby się z nią zapoznał. Ty unikniesz telefonów z pytaniem o to, czy odbiorca zapoznał się z Twoją ofertą (których tak bardzo nie lubisz), a Sellizer zajmie się resztą. Ty wkroczysz, żeby domknąć sprzedaż.

PandaDoc

PandaDoc to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pomaga użytkownikom w tworzeniu ofert handlowych, wycen, dokumentów kadrowych, umów i nie tylko. 

PandaDoc pozwala użytkownikom wybierać spośród wielu szablonów ofert, które można bezpłatnie pobrać i dostosować. Dzięki funkcji współpracy różne zespoły mogą współpracować nad jednym dokumentem, komentując i rejestrując aktywność. Wbudowana funkcja podpisu elektronicznego umożliwia sygnatariuszom zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Analityka PandaDoc zapewnia statystyki w czasie rzeczywistym dotyczące tego, kto oglądał wniosek, ile razy widział wniosek i ile czasu spędził nad wnioskiem. Pulpit nawigacyjny zawiera przegląd wydajności oferty.

Proposify to oprogramowanie do składania ofert online, które pomaga nowoczesnym zespołom sprzedaży tworzyć, wysyłać, śledzić i podpisywać elektronicznie zwycięskie oferty, kontrakty i umowy.

Proposify

Proposify usprawnia proces ofertowania, ułatwiając przedstawicielom handlowym szybkie tworzenie profesjonalnie wyglądających ofert handlowych.

Proposify umożliwia tworzenie szablonów firmowych, które przedstawiciele handlowi mogą ponownie wykorzystać. Możesz przechowywać całą zawartość oferty w jednym miejscu, aby złożenie jej trwało minuty, a nie godziny.

Dzięki Proposify łatwiej zorganizujesz swoje oferty, stworzysz swoje unikalne firmowe szablony oraz przydzielisz role i uprawnienia członkom zespołu, co usprawni Waszą pracę i zredukuje ryzyko pojawienia się ewentualnych błędów.

Better Proposals

Better Proposals to narzędzie, które wspomoże Cię głównie na etapie tworzenia ofert handlowych. Znajdziesz tam bazę pod 100 propozycji, które możesz dowolnie edytować.

Aby oferta handlowa była jeszcze bardziej “Twoja” możesz dodać do niej swoje logo, firmowe kolory, fonty, a także własną domenę. 

Better Proposals powiadomi Cię za każdym razem, gdy Twoja oferta zostanie otwarta, przekazana, wydrukowana lub podpisana, dzięki czemu możesz skontaktować się z potencjalnym klientem w momencie, który ma największy wpływ na domknięcie sprzedaży.

Narzędzie oferuje także podpis cyfrowy, co znacznie przyspiesza czas finalizacji transakcji.

Oferty handlowe - najczęstsze błędy

Zachowanie poprawnej formy to jednak nie wszystko - w przypadku oferty to treść ma decydujące znaczenie i należy jej poświęcić dużo uwagi. Choć zdaje się to być oczywiste, wciąż możemy zaobserwować wiele błędów, które handlowcy popełniają podczas “wypełniania” oferty. 

Oto najczęstsze z nich: 

Oferta handlowa stworzona metodą “kopiuj-wklej”

Bardzo często tłumaczy się je brakiem czasu, ale jest oznaką lenistwa i jednocześnie dużo mówi o podejściu do wykonywanego zawodu. Jeżeli tworzysz oferty zmieniając tylko dane odbiorcy w wielokrotnie wykorzystywanym pliku, który stworzył wcześniej ktoś inny, naturalne jest, że klient po zapoznaniu się z Twoją propozycją będzie miał więcej pytań niż odpowiedzi. 

Problematyczne będzie też rozwiewanie wątpliwości klienta i mówienie o szczegółach, skoro nie przykładasz się do tworzenia oferty - w istocie nie wiesz dokładnie, czego ona dotyczy. Oferta, nawet jeśli jest dopiero wstępna, musi uwzględniać potrzeby klienta. W innym razie nie będzie on zainteresowany zapoznaniem się z nią. 

Oferta handlowa niedopasowana do potrzeb klienta  

Wynika bezpośrednio z problemu opisanego w punkcie wyżej. Wysyłając tę samą ofertę do wszystkich klientów, sam skazujesz swoje działania na porażkę. Klienci, nawet jeśli są z tej samej branży, różnią się między sobą i każda z tych różnic powinna zostać w ofercie uwzględniona. Czy to przez dodanie pewnych elementów, czy poprzez ich usunięcie lub zmodyfikowanie. Zapchanie oferty treścią i “wrzucenie” do niej wszystkiego wcale nie będzie imponujące dla klientów. Wręcz przeciwnie, tylko ich zniechęci  - klienci chcą konkretów, ściśle związanych z ich potrzebami. Postaw na jakość tekstu, nie na jego ilość.

Niedbałość w edycji dokumentu/tekstu

Znaczący błąd, który już na samym początku może skreślić ofertę w oczach klienta - świadczy bowiem o braku staranności i nieprzykładaniu się do wykonywanej pracy. Zanim wyślesz ofertę, upewnij się, że styl i kolor czcionki są takie same w całym tekście, marginesy i interlinie są równo ustawione, a wszelkie grafiki wyświetlają się poprawnie. Nawet jeśli produkt lub usługa są dobre same w sobie, nie wystarczy to, by wpłynąć na zmianę pierwszego wrażenia, jakie wywarła na kliencie niedbale przygotowana oferta. 

Dodatkowo, poproś kogoś o sprawdzenie tych elementów - osoba “z zewnątrz” szybciej wyłapie ewentualne błędy. Pamiętaj też, aby zweryfikować aktualność danych wspomnianych w dokumencie. Starannie przygotowana oferta wykaże Twoje zaangażowanie i profesjonalne podejście. Klient doceni taki poziom obsługi i utożsami go z oferowanymi przez Ciebie produktami lub usługami.

Oferta handlowa przesadnie nasycona słownictwem branżowym

Często, gdy chcemy wypaść lepiej przed klientem i wykazać się profesjonalizmem, zasypujemy go masą skomplikowanych, specjalistycznych słów, tzw. buzzwordów. Czasami może mieć to komiczny rezultat. Owszem, są pewne produkty, których nie da się opisać bez użycia fachowych zwrotów, ale jeśli o Twojej propozycji można mówić przystępnym słownictwem, to trzymaj się tego i nie komplikuj niepotrzebnie sytuacji. Prosty opis wcale nie jest gorszy jakościowo. Co więcej, masz pewność, że klient nie będzie miał problemów ze zrozumieniem oferty. 

Oferta handlowa pozbawiona języka korzyści

Pamiętaj, że klientom zależy nie tyle na nabyciu danego produktu lub usługi, co na efektach, jakie ten zakup przyniesie (zostanie rozwiązany jakiś ich problem, zajdą pozytywne zmiany itp.). Wielu handlowców o tym zapomina: nie cecha oferty jest istotna, a korzyść z niej płynąca. Dodatkowo, mylone są przez nich pojęcia cechy, zalety i korzyści. Jeśli skupiasz się na mówieniu o korzyściach, klient czuje, że rozumiesz jego potrzeby, a to utwierdza go w trafności wyboru. 

Dobrym sposobem mówienia o języku korzyści jest wykorzystanie do tego metod storytellingowych: ludzie dużo łatwiej zapamiętują historie niż suche fakty. Niech historia ma swojego bohatera, który jest łudząco podobny do klienta - ma podobny problem, który chce rozwiązać, oczekuje tożsamych rezultatów wykorzystania produktu lub usługi.  

Brak poparcia korzyści dowodami

Żeby wpłynąć na wyobraźnie odbiorcy nie wystarczy wypunktowanie samych korzyści. Należy poprzeć je dowodami. Podaj konkretne liczby. Klientowi nic nie powie sformułowanie, że może znacznie zwiększyć swoją sprzedaż, zamiast tego powiedz mu, że jego sprzedaż wzrośnie X razy. To jest fakt, który go może przekonać. 

Żeby Twoja oferta handlowa i zawarte w niej obietnice były wiarygodne umieść w niej opinie Twoich klientów. Dobrze sprawdzą się także case study, które obrazowo pokażą działanie Twojego produktu/usługi na konkretnym, autentycznym przykładzie. 

Oferta handlowa bez grafik/wizualizacji

Mając do wyboru dwa rodzaje instrukcji obsługi, wybierzesz tę składającą się z 60 stron zapisanych ciągłym tekstem, czy bardziej zachęci cię graficzne wyjaśnienie procesów? No właśnie. Tak samo jest z ofertami, które wysyłasz do klientów. Jeśli nie chcesz ich przytłoczyć i zniechęcić nadmiarem tekstu, przedstaw jego część w formie przejrzystych infografik, łatwo zrozumiałych symboli graficznych - czasami wystarczy, że tekst będzie tylko uzupełnieniem, a nie przeważającą formą. 

Oferta handlowa obiecująca więcej niż jesteś w stanie spełnić

Jak doskonale wiesz, papier przyjmie wszystko. Schody zaczynają się przy egzekwowaniu tego w rzeczywistości. Nie składaj klientom obietnic, jeśli od początku wiesz, że nie będziesz w stanie ich spełnić. Prawda szybko wyjdzie na jaw, a klienci nie będą mieli oporów przed szerszym podzieleniem się rozczarowaniem, jakie ich dotknęło. Twój produkt lub usługa będą przez to kojarzone z niezdolnością zaspokojenia potrzeb klientów, niezależnie od tego jak bardzo byś się starał udowodnić, że jest inaczej.  

Oferta handlowa bez ważnych informacji/znaczących szczegółów

Ich umyślne pominięcie sprawi, że klient poczuje się oszukany i natychmiast zrezygnuje ze współpracy. Co więcej, istnieje duże ryzyko, że niepochlebne opinie związane z nieuczciwym zachowaniem szybko się rozprzestrzenią, a pozbycie się takiej łatki jest bardzo trudne. Ponadto, pamiętaj, że pisanie małym, nieczytelnym wręcz druczkiem albo pisanie jedynie “części prawdy” to również próby ukrywania prawdy.

Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka wskazówek. Pamiętaj o nich, a Twoja oferta handlowa będzie skuteczniejsza:

• Przeprowadź dokładny research potencjalnych klientów i wysyłaj ofertę tylko do konkretnie określonej grupy docelowej - wysyłanie oferty “do wszystkich” z nadzieją, że jakiś odsetek odbiorców zdecyduje się na jej otwarcie i podjęcie współpracy to tylko strata Twojego czasu - nie zwiększysz w ten sposób szans na sukces Twojej oferty.
• Nie wysyłaj ofert na ogólny adres mailowy firmy - ciężko jest w tym przypadku ocenić, kto odpowiada za obsługiwanie skrzynki i czy prześle wiadomość dalej, tj. do osoby decyzyjnej. Przygotowując się do wysyłki oferty, zadbaj o to, by była skierowana do konkretnej osoby, bezpośrednio odpowiedzialnej za podejmowanie decyzji w sprawie wyboru oferty. 
• Wysyłka ofert ma sens, kiedy jej odbiorcami są osoby, z którymi masz już zbudowaną relację i które spodziewają się otrzymania oferty od Ciebie. Jeżeli wysłanie oferty będzie Twoim pierwszym kontaktem z odbiorcą nie masz szans na sukces sprzedaży - nie możesz zaproponować dobrej oferty, skoro nie znasz odbiorcy i jego potrzeb.
• Zadbaj o ciekawy, przyciągający uwagę tytuł wiadomości, w której wysyłasz ofertę - wyróżnisz się spośród wielu pozostałych wiadomości i zachęcisz odbiorcę do jej otwarcia.
• Mylne jest przekonanie, że im oferta ma więcej stron, tym jest lepsza. Klienci chcą konkretów, więc proponowanie im dokumentów wielostronicowych, po brzegi wypełnionych zbędnymi dla nich treściami tylko zniechęci ich do poświęcenia czasu na przejrzenie oferty. Zbadaj, co konkretnie interesuje Twoich klientów i ściśle trzymaj się tych wytycznych.
• Dopiero zaczynasz swoją przygodę z tworzeniem ofert? Aby początki były łatwiejsze, stwórz szablon, który będzie stanowił punkt wyjścia dla tworzenia ofert dla konkretnych klientów. Zaoszczędzisz tym sobie sporo czasu i pracy. Na podstawie obserwacji zachowań klientów regularnie go modyfikuj i ulepszaj.  
• Jeśli chcesz zamieścić w ofercie referencje Twoich dotychczasowych, zadowolonych klientów pamiętaj, żeby każda rekomendacja była opisana imieniem i nazwiskiem osoby od której pochodzi. W przypadku braku takich informacji, nowy klient może postrzegać Cię jako mało wiarygodnego.
• Badaj skuteczność swoich ofert - stwórz kilka wersji oferty, które wyślesz do różnych klientów. Sprawdź, która spotkała się z najlepszym odbiorem i na podstawie tych wniosków ulepszaj kolejne.
• Umieszczaj w treści maila sprzedażowego wezwanie do działania (CTA), które zachęci klienta do podjęcia akcji np. umówienia się na spotkanie czy wykonania telefonu. Pamiętaj, aby dać mu jakiś bodziec do działania - może to być rabat, oferta specjalna bądź jakiś gratis.  

Dlaczego klient odrzucił moją ofertę?

Poświęciłeś mnóstwo czasu na staranne przygotowanie oferty, zastosowałeś się do wszystkich wytycznych, a mimo to klient i tak nie zdecydował się na podjęcie z Tobą współpracy? Przyczyn takiej sytuacji może być wiele i niekoniecznie muszą one wynikać z Twojej strony. Istnieje wiele czynników, także tych niezależnych od Ciebie, z powodu których klient nie zdecyduje się na Twoją propozycję:

• Czas - bardzo często może złożyć się tak, że choć Twoja propozycja w stu procentach trafia w oczekiwania i potrzeby klienta, zakupu będzie mógł się podjąć dopiero w późniejszym czasie. Nie zrażaj się takim tłumaczeniem klienta. Zapisz jego dane i zapytaj, w jakim terminie możesz do niego wrócić - jeszcze nic straconego.
• Źle zdefiniowałeś grupę docelową, z czym wiąże się niewłaściwe dobranie produktu. Przeglądający ofertę nie znaleźli więc w niej korzyści, jakie proponowany produkt lub usługa mogłyby im przynieść.
• Klient nie zrozumiał oferty - pamiętaj, aby zapytać klienta o jego wrażenia po zapoznaniu się z ofertą. Zapytaj wprost, czy natrafił na elementy, z których zrozumieniem miał problem. Jeśli odpowiedź będzie twierdząca, poproś o ich wskazanie i wprowadź poprawki, aby uniknąć powtarzania się takich sytuacji. Takie, z pozoru drobne, nieporozumienia mogą Cię kosztować klienta. Jego uwagi to bardzo cenne wskazówki, które pozwalają Ci spojrzeć na ofertę z perspektywy odbiorcy i zwrócić uwagę na rzeczy, które, choć dla Ciebie są oczywiste, nie-specjaliście mogą się wydawać niezrozumiałe.

Oferty handlowe - jak badać ich skuteczność?

W monitorowaniu skuteczności ofert handlowych świetnie sprawdzi się Sellizer. Narzędzie daje Ci dostęp do szczegółowej analityki wysyłanych plików. Wiesz, na której stronie oferty handlowej odbiorca spędził najwięcej czasu, a która zainteresowała go najmniej. Jak to wykorzystasz? Te elementy, które cieszyły się największą popularnością możesz wyciągnąć na pierwszy plan swojej oferty - to jej najbardziej atrakcyjna część. Te części zaś, które klient przejrzał pobieżnie lub całkowicie pominął mogą wymagać dopracowania. A może wcale nie są potrzebne w Twojej ofercie? Znasz też całkowity czas, jaki odbiorca poświęcił na zapoznanie się z plikiem. Nie jest tajemnicą, czy oferta została przesłana dalej, czy wydrukowana. Te informacje mówią Ci dużo o tym, czy Twoja oferta handlowa jest angażująca i czy spotkała się z zainteresowaniem klienta. Jeśli tak - to świetnie. Jeśli nie - analizuj dane, stosuj nasze wskazówki i doprowadzaj swoje oferty handlowe do perfekcji.